In blogposts in de rekruteringswereld gaat het vaak over hoe je het best nieuwe sollicitanten aantrekt. Waar het dan weer minder over gaat is hoe de werkgever die sollicitanten doorheen het sollicitatieproces. Wie het niet goed doet, riskeert schade op te lopen.

Volgens onderzoek van het Britse Capital Consult koopt maar liefst 53% van de werkzoekenden geen producten of diensten meer van een onderneming waar ze een slechte ervaring mee hadden. Vaak delen deze werkzoekenden die ervaringen met vrienden en familie of nog erger: posten ze die op hun sociale media. Gebrek aan goede communicatie is de boosdoener.

Maar hoe zorg je er dan voor dat kandidaten zich niet tegen jou keren? Lees hier de vijf belangrijkste tips & tricks.

1. Bouw een sterke employer brand op

De eerste ervaringen van een sollicitant beginnen bij de zoektocht naar een bedrijf. Ze kijken of er bepaalde vacatures zijn die bij hun achtergrond en skills passen. Een sterke employer brand helpt je om boven alle anderen uit te steken en topkandidaten aan te trekken, net zoals jouw algemeen merk klanten aantrekt.

Hoe vorm je zo’n employer brand dan? Lees hier uitgebreid wat je allemaal kunt doen. Daarnaast is het goed om de voordelen op te sommen dat jouw team biedt. Dan heb ik het over verlofdagen, leermogelijkheden maar ook een pintje drinken samen op vrijdag toont hoe de omgang is op de werkvloer.

2. Reageer op de inzending

Sommige bedrijven staan bekend om hun kandidaten te “ghosten”: alle contact afsluiten zonder uitleg. Niets is hatelijker dan CV’s en motivatiebrieven in te sturen en er geen reactie op te krijgen. Een klant laat je toch ook niet een week wachten op jouw antwoord?

Sollicitanten vinden is vandaag een lastige opdracht. Er zijn veel vacatures en weinig werklozen om die in te vullen. Waarom hen dan ontmoedigen wanneer ze zich aanmelden? Alles begint bij een ontvangstbevestiging naar de kandidaat zodat die zich niet in het ongewisse gelaten voelt. Daarnaast bestaat er het risico dat een concurrent die perfecte sollicitant afsnoept omdat jij te lang wachtte met reageren. En dat wil je niet laten gebeuren!

3. Persoonlijk op de hoogte brengen

Gestandaardiseerde mails, het vliegt iedereen om de oren. Sollicitanten willen persoonlijk op de hoogte gesteld worden met de stand van zaken, of ze nu uitgenodigd of afgewezen worden. Dat hoeft daarom niet een telefoongesprek te zijn, maar een persoonlijke mail doet al veel. Een standaard e-mail toont zelden (oprechte) emotie en het geeft de kandidaat het gevoel dat hij niet belangrijk genoeg is.

Het is van belang om eerlijk te zijn en mee te delen waarom de kandidaat niet geschikt was voor de job. Zocht je naar meer ervaring binnen een bepaald domein? Werd het project waarvoor je mensen zocht afgesloten? Laat het weten! Het geeft meer duidelijkheid en doet de sollicitant beter begrijpen waarom hij of zij niet goed genoeg was. Verwerk ook empathie in je afwijzing: dat wordt erg geapprecieerd. Bedank hem daarnaast voor de tijd om te solliciteren en wens hem succes met de verdere zoektocht. Laat de deur open voor het geval hij nog eens wil solliciteren voor een andere functie. Hoe vriendelijker en persoonlijker, hoe kleiner de kans op ergernissen.

Persoonlijke feedback geven is niet altijd gemakkelijk en vraagt meer tijd dan de standaardzinnen die snel snel in elkaar geflanst worden. Het zorgt wel voor een betere sollicitatie-ervaring die de kandidaat doorgeeft aan zijn netwerk. Op die manier creëer je meer respect voor je bedrijf.

4. Help in de voorbereiding

Maar 38% van de kandidaten die ondervraagd werden in het Noord-Amerikaans “Candidate Experience Research Report geeft aan dat de enige voorbereiding die ze kregen op het gesprek de naam en achtergrond was van de interviewer. 41% zei zelfs niks te krijgen van informatie. Dat kan beter!

Laat kandidaten weten wat ze mogen verwachten, tegen wie ze zullen praten, waar ze naartoe moeten en hoe lang het gesprek zal duren. Zo voorkom je dat ze zich overrompeld voelen en kunnen ze het gesprek inplannen in hun agenda. Ze zijn ook beter voorbereid en zelfzekerder. Je hebt dan misschien de kans dat ze geoefende antwoorden geven maar bij een tweede of derde ronde doorprik je die antwoorden volledig. No worries, dus!

5. Vraag om feedback

Nadat je zelf feedback gaf over waarom de kandidaat niet in aanmerking komt voor de job is het ook een goed idee om die persoon te vragen hoe hij het sollicitatieproces vond. Op die manier voelt de kandidaat zich gewaardeerd én krijg jij waardevolle informatie. Je kan zo je pijnpunten aanhalen en verbeteren. Daarnaast bouw je een relatie op met sollicitanten en nieuwe werknemers. Kortom, een win-winsituatie!

Tot slot

Zo, met deze tips ben je volledig voorbereid om de volgende sollicitatie tot in de puntjes af te werken. De eerste keer zal het misschien nog onwennig zijn maar zorg ervoor dat je een bepaald stramien elke keer kan aanhouden. Veel succes!