GDPR D-day is ondertussen al drie maanden geleden, de beruchte 25 mei 2018. En we kunnen terug opgelucht ademhalen. De wereld is niet vergaan en ondertussen lijkt alles weer “business as usual”.

Maar is alles business as usual? Wat moet u nu doen met de gegevens van een sollicitant na het rekruteringsproces? En wat als een kandidaat plots vraagt om vergeten te worden?

Even doorsturen

Traditioneel worden bij het rekruteringsproces motivatiebrieven en cv’s doorgestuurd, bekeken en nogmaals doorgestuurd. Maar voordat u het weet staan de gegevens van uw kandidaten op talloze verschillende computers. Als dit het geval is, is het ook niet zo eenvoudig om al deze gegevens te verwijderen. Hoewel GDPR wel voorschrijft dat alle Europese inzittenden het recht hebben om vergeten te worden. Dit wil zeggen dat een sollicitant u kan vragen om na een selectieprocedure de persoonlijke gegevens die u over hem of haar heeft verzameld te verwijderen.

Maar niet enkel de vraag van een kandidaat om verwijderd te worden is een probleem. Ook is het niet toegelaten om gegevens voor onbepaalde duur bij te houden tenzij u hiervoor expliciete toestemming van de kandidaat voor gekregen heeft.

"Maar voordat u het weet staan de gegevens van uw kandidaten op talloze verschillende computers. Als dit het geval is, is het ook niet zo eenvoudig om al deze gegevens te verwijderen. Hoewel GDPR wel voorschrijft dat alle Europese inzittenden het recht hebben om vergeten te worden. ” 

Welke gegevens?

Nu kan u de vraag stellen welke gegevens toegestaan zijn en welke niet. Kortom zijn dit alle persoonlijke gegevens die u heeft over een persoon. Dat zijn er bij een rekruteringsproces meestal wel heel wat. Denk maar aan contactgegevens, cv, notities, beoordelingen, loonsverwachtingen, medische informatie enzovoort.

Vaak heeft u niet naar al deze gegevens gevraagd maar ze toch ontvangen en bent u er dus ook verantwoordelijk voor. GDPR schrijft ook voor dat u instaat voor de beveiliging van deze gegevens naast het verwijderen ervan op vraag van de kandidaat of na een bepaalde periode.

Joboxx biedt de oplossing

Sinds 25 mei 2018 heeft u geen keuze dan GDPR na te leven. Wel heeft u de keuze om het uzelf gemakkelijk te maken. Hiervoor kan u kiezen voor Joboxx, op deze manier bent 100% in lijn met GDPR en kan u meer overzicht houden in uw rekruteringsproces. Joboxx is een online recruitment management tool die een gratis oplossing biedt. Privacy by design en by default zijn van bij de tekentafel van de software in rekening gehouden. In Joboxx beheren kandidaten zelf hun profiel. Hier vullen ze hun gegevens zelf in maar kunnen ze eenvoudig zelf kiezen om vergeten te worden.

Via onze tool kan u ook notities, beoordelingen en bijlagen bewaren. Op deze manier heeft u een centraal punt waar deze zijn verzameld. Achteraf hoeft u niet te zoeken waar deze gegevens zijn. Via één knop kan u ze raadplegen, alsook verwijderen. Zoals GDPR het voorschrijft. Ten slotte zijn de gegevens op een veilige manier bewaard in onze cloud. Op deze manier hoeft u hier ook geen verdere zorgen meer in te maken. U kan de gegevens overal raadplegen zonder probleem!

Joboxx is dé slimme recruitment software voor de moderne ondernemers die hun wervingsproces willen verbeteren en versnellen.